Lessons Learned: leiderschap, bedrijfscultuur en communicatie

“Een van de grootste problemen waar de grotere organisaties nu mee worstelen vanwege de ongelijke ontwikkelingssnelheid tussen de mens en de techniek, tussen de mogelijkheden die zich aandienen en het organisatorische vermogen om ervan te profiteren, tussen financiële terughoudendheid en de druk van de concurrentie, [..], is het pijnlijke gebrek aan adaptiviteit, het verlammende gebrek aan aanpassingsvermogen.” – aldus Koos Spee in zijn Handboek voor een Intelligente Bedrijfscultuur.

Over het aanpassingsvermogen en het vermogen om te leren van ervaringen las ik ook bij luitenant-kolonel Marcel Wassenaar. Hij publiceerde over leren van ervaring binnen de krijgsmacht (Militaire Spectator, jaargang 189, nummer 7/8-2020).

Het is letterlijk van levensbelang  voor militaire organisaties zich snel aan te passen aan wijzigende (operationele) omstandigheden. De krijgsmacht die dit het best en het snelst doet heeft daarvan voordelen. Een belangrijk aspect om dit te bereiken is het leren van ervaring, aldus Wassenaar, die daarvoor onderzoek deed bij de Noorse landmacht.

Een bedrijf en een militaire organisatie verschillen natuurlijk van elkaar op vele punten. Een bedrijf opereert in een markt, en heeft te maken met concurrentie. Het verschil wordt gemaakt door het bedrijf dat zich onderscheidt ten opzichte van de concurrentie. Een krijgsmacht dient zich (op het slagveld) direct aan te passen aan de concurrent, namelijk de tegenstander waarmee de directe confrontatie wordt aangegaan.

Zowel Spee als Wassenaar benadrukt dat het “leervermogen” van een organisatie wordt beïnvloed door vele factoren, zoals de cultuur van de organisatie en haar structuur. Centraal staan echter de mensen en hun gedragingen, die samen bepalend zijn voor wat de organisatie werkelijk is.

Het zijn ook louter die mensen die individueel ervaringen opdoen. Er is geen eenduidige collectieve ervaring van een organisatie. Een ervaring ontstaat wanneer een individu de relatie begrijpt tussen een actie en haar consequentie(s), zoals Wassenaar schrijft.

Wassenaar haalt literatuur van Kim aan met de volgende omschrijving: het proces dat plaatsvindt wanneer een individu een ervaring opdoet én daarvan leert, kan beschreven worden met behulp van de Observe, Assess, Design, Implement-cyclus: het individu observeert een ervaring, analyseert deze, ontwikkelt een abstracte constructie die gezien de analyse een gepast antwoord lijkt te bieden op de opgedane ervaring, en implementeert deze constructie (D.H. Kim, The link between individual and organizational learning, 39).

Een organisatie leert dan door de mensen die de organisatie vormen, en hun gedragingen. De (bedrijfs-)cultuur en het aanpassingsvermogen van een organisatie zijn bepalend of, en in welke mate, kan worden geleerd van ervaringen.

Om succesvol te leren van lessen uit het verleden dient de cultuur van de organisatie zich onder meer te kenmerken door een groot aanpassingsvermogen in alle lagen van die organisatie. Werkelijk leiderschap creëert dat gewenste aanpassingsvermogen en bevordert goede communicatie binnen en tussen alle lagen van de organisatie. Immers, leren van ervaringen kan alleen succesvol geschieden als (1) de ervaringen van individuen worden verzameld, (2) deze ervaringen worden geanalyseerd, (3) de informatie die daarmee wordt vergaard, wordt opgeslagen en vindbaar is, en (4) dat wat is geleerd goed wordt gecommuniceerd.

 

Het adaptieve vermogen van organisaties is van levensbelang voor die organisaties om zich te kunnen aanpassen aan wat van hen gevraagd gaat worden in de (nabije) toekomst. Voor een bedrijf geldt niet minder dan voor een militaire organisatie dat het aankomt op werkelijk leidinggeven. Dat is leren van door mensen opgedane ervaringen, maar ook de vaardigheid om op alle niveaus in de organisatie de processen en contacten tussen mensen optimaal te laten verlopen.

Aanpassen in veranderende tijden

Vandaag is de langste dag van het jaar. Wat te doen op deze dag in tijden van verandering? We dienen zelf onze beslissingen te blijven nemen. Eigen keuzen te maken. Vandaag hebben wij gekozen voor oliebollen en appelflappen! #klimaatverandering #milieucrisis #grondstoffencrisis #polarisatie #populisme #maritiem #conflictmanagement en niet te vergeten de alles overheersende #socialecrisis

Heldinnen

Internationale Vrouwendag, 8 maart, wordt in vele landen gevierd. In Rusland bijvoorbeeld, is 8 maart een nationale feestdag. De betekenis er van is onder meer af te lezen aan de enorme piek in afzet van de Nederlandse bloemensector in Rusland in de weken voor 8 maart.

In Nederland is er in het algemeen minder aandacht voor Internationale Vrouwendag, maar graag besteed ik er vandaag enige regels aan.

Dit jaar is het thema van Internationale Vrouwendag: “Heldinnen”. Reden om eens aan de voorzitter van de Nederlandse afdeling van Women’s International Shipping & Trading Association (WISTA) te vragen wie zij als heldinnen van de maritieme sector in Nederland zou noemen.

Sylvia Boer

Eerst over WISTA. Dit is een internationale netwerk-organisatie van vrouwen die op managementniveau actief zijn in de maritieme sector. Wista heeft meer dan 4.000 leden in 46 landen, waarvan ongeveer 150 in Nederland. Op mijn vraag hoe zij WISTA anno 2019 graag onder de aandacht zou willen brengen, antwoordt Sylvia Boer, president WISTA the Netherlands: “WISTA is in de eerste plaats een wereldwijde, zakelijke netwerkorganisatie die beoogt bij te dragen aan de mogelijkheden van onze leden zich verder te ontwikkelen op professioneel vlak en een platform te bieden om elkaar te ontmoeten. We zijn er van overtuigd dat een mix van mannen en vrouwen in het bedrijfsleven mooie resultaten op kan leveren. Zonder wrijving geen glans…. “.

Sylvia voegt daar nog aan toe, dat WISTA vorig jaar van de IMO de Consultative Status heeft gekregen. De stem van vrouwen in de maritieme sector wordt dus zeker gehoord!

In antwoord op de vraag naar Heldinnen in de Nederlandse maritieme sector zegt Sylvia dat zij het moeilijk vindt daarin keuzen te maken. Er zijn er velen. Maar als na enige aandrang toch wat namen worden genoemd, zijn dat Karin Orsel, Thecla Bodewes, Mai Elmar, Neelie Kroes en Tineke Netenbos.

Echter, vandaag, Internationale Vrouwendag, verdienen alle vrouwen aandacht. In de maritieme sector en buiten deze sector. Heldinnen, ook al worden zij niet allemaal iedere dag zo genoemd.

Je begrijpt het pas als je het een ander kunt uitleggen

Lang heb ik mij beziggehouden met het uitvoeren van taken, terwijl het stellen van doelen onderbelicht bleef. Het uitvoeren van taken is echter beter vol te houden als er een doel is. Als er een doel is, en je past dat doel zonodig aan de veranderende werkelijkheid aan, dan blijf je ook nieuwsgierig naar wat komen gaat.

Die verandering bewerkstelligen, van taak naar doel, is niet altijd eenvoudig. Ik probeer mijzelf daarin te oefenen en daarvoor heb ik een training gevolgd, die de bouwstenen geeft om mijzelf inderdaad te kunnen trainen.

Zo leer ik niet alleen over mijzelf, maar ook over organisaties en over effectief communiceren.

Ik zie nu ook beter in, dat ik iets pas begrijp als ik het een ander kan uitleggen. Dat klinkt als een Cruijffiaanse spreuk, maar het is een waarheid als een koe.

Dagelijks hoor en lees ik over transities en transformaties. Zouden alle columnisten, politici, wetenschappers, bloggers en anderen die daarover spreken en schrijven het goed begrijpen, zodat ze het ons kunnen uitleggen? Ik begrijp lang niet alles wat over die veranderingen wordt gezegd en geschreven, en ik betwijfel dan ook met regelmaat of degenen die iets beweren, dat zelf begrijpen.

Een organisatie kan transformeren als die zich richt op zijn essentie. Die kern zie je als het goed is terug in de missie ofwel identiteit van de organisatie en de visie en de waarden die daaruit voortkomen.

Organisaties, ook commerciële bedrijven, kunnen bijdragen aan transities als zij zich vanuit een eigen identiteit blijven aanpassen aan de veranderende wereld en bereid zijn een bijdrage te leveren aan meer dan de eigen (winst-)groei.

Ik blijf proberen het aan anderen uit te leggen, opdat ik het zelf steeds beter ga begrijpen.